Nem a létszám terheli a HR-t, hanem a mozgás
Két 180 fős üzem, azonos bértömeg, mégis közel négyszeres HR-terhelés. Az adminisztráció mennyiségét a be- és kilépések száma határozza meg, nem a létszám.
· 10 perc olvasás
Két üzem, egyenként 180 fővel. Azonos bértömeg, azonos műszakrend, mindkét helyen egy ember viszi a HR-adminisztrációt.
Az egyikben tavaly 14 fő cserélődött. A másikban 54.
A második üzem HR-ese folyamatosan csúszik a határidőkkel. A vezetőség nem érti, miért: ugyanakkora létszámot kezel, mint a kollégája a másik telephelyen, mégis a hónap közepén adja le azt, aminek a harmadikán kellene készen lennie. Előbb-utóbb felmerül, hogy talán nem elég szervezett. A magyarázat ennél prózaibb. Közel négyszer annyi munkát végez.
Aki egy éve ott dolgozik, az havonta egy sort visz a nyilvántartásba. Aki most lép be, az nyolc-tíz dokumentumot termel, mielőtt egyáltalán felvenné a munkaruhát.
A terhelés mértékegysége nem a fő
A HR-költséget szinte minden cég fejre vetíti. Pedig az adminisztráció mennyiségét a mozgás határozza meg, nem az állomány.
A magyar munkaerőpiacon a cserélődés üteme az elmúlt években lassult. A Profession.hu felmérése szerint 2023-ban a munkáltatók 44 százaléka tapasztalt az előző évhez képest nagyobb munkaerőáramlást, 2024-ben 37, 2025-ben 31 százalék. Ezzel együtt 31 százalékra nőtt azoknak a cégeknek az aránya, ahol a létszám egyáltalán nem mozdult. A piac szétnyílt: nagyjából minden harmadik cégnél megállt a mozgás, minden harmadiknál viszont tovább nőtt.
Ahol nem állt meg, ott érdemes nagyságrendet nézni. Egy HR-szolgáltató szakértője szerint az 5-6 százalékos éves cserélődés még elfogadható, a 20-25 százalékos viszont már problémát jelez.
Számoljuk át adminisztrációra. Egy 180 fős cégnél a 8 százalékos cserélődés évi mintegy 14 belépési és kilépési eseménypárt jelent, a 30 százalékos 54-et. Tegyük fel, hogy egy teljes belépési csomag összeállítása, aláíratása és lefűzése két és fél óra, a kilépés pedig egy. Akkor az első cég évi 49 munkaórát költ erre, a második 189-et.
Ugyanaz a létszám. Ugyanaz az egy fős HR.
Mit állít elő egy belépés
A papírhalom nem önkényes. Minden darabja mögött jogszabályi kötelezettség áll, és a kötelezettség nem az irat elkészítésére szól, hanem arra, hogy a munkáltató bármikor igazolni tudja a teljesítését.
A munka törvénykönyve 134. paragrafusa szerint a munkáltató köteles nyilvántartani a rendes és rendkívüli munkaidő, a készenlét és a szabadság tartamát. A nyilvántartásból naprakészen ki kell derülnie a munkaidő és a készenlét kezdő és befejező időpontjának. Alaki követelményt a törvény nem ír elő, elektronikusan is vezethető, a joggyakorlat szerint viszont objektívnek, ellenőrizhetőnek és hitelesnek kell lennie. A nyilvántartás vezetésébe a dolgozó bevonható, de az általa vezetett ív csak akkor érvényes, ha a munkáltató vagy az általa feljogosított személy leigazolta.
A munkavédelemről szóló 1993. évi XCIII. törvény 55. paragrafusa oktatást ír elő munkába álláskor, munkahely vagy munkakör megváltozásakor, a biztonságos munkavégzés követelményeinek változásakor, munkaeszköz átalakításakor vagy új munkaeszköz üzembe helyezésekor, és új technológia bevezetésekor. Az oktatás elvégzését a tematika megjelölésével és a résztvevők aláírásával ellátva írásban kell rögzíteni. A kötelezettség létszámtól függetlenül minden munkáltatót terhel; számítógépes irodai munkakörökben és távmunkában a munkába álláskor, illetve munkakörváltáskor tartandó oktatás a miniszter által közzétett általános oktatási tematika átadásával is teljesíthető.
A belépés dokumentációja tehát nem egyetlen esemény. Egy lánc, amely a munkaviszony teljes idejére kinyúlik, és amelynek minden elemén ugyanaz a bizonyíték számít: az aláírás.
A kár nem a kitöltésnél keletkezik
A papíralapú kezelést rendszerint azzal védik, hogy kitölteni gyors. Ez igaz. A lánc másik két pontján van a probléma.
Az egyik a hitelesítés. Egy megtartott, de alá nem íratott munkavédelmi oktatást a munkáltató ellenőrzéskor vagy perben aligha tudja bizonyítani. Ha a jelenléti ívből és a munkaidő-beosztásból sem derül ki a munkakezdés és a befejezés időpontja, a nyilvántartás nem felel meg az előírásnak. A hiányzó aláírás nem formai hiba. A bizonyíték hiánya.
A másik a visszakeresés. A dokumentumot általában nem akkor veszik elő, amikor keletkezett, hanem két évvel később. Ellenőrzéskor a hatóság a munkaidő-nyilvántartás adatait összeveti más nyilvántartásokkal: a munkaidő-beosztással, a szabadság-nyilvántartással, a bérelszámolással, akár az őrnaplóval. Magas fluktuáció mellett itt szokott elbukni a papír, mert a kilépettek anyaga már archiválva van, a hiányt pedig senki nem pótolta.
A tét 2024. március 1. óta nagyobb. A munkavállalók súlyos veszélyeztetése miatt kiszabott munkavédelmi bírság alapösszege súlyosan veszélyeztetett munkavállalónként 100 ezer forint, összege 100 ezer és 100 millió forint között lehet (mikro- és kisvállalkozásnál legfeljebb 25, középvállalkozásnál legfeljebb 50 millió, de halálos munkabaleset esetén ez a kedvezmény nem jár). A foglalkoztatás-felügyeleti hatóság munkaügyi bírságának legkisebb összege 30 ezerről 150 ezer forintra nőtt, felső határa középvállalkozásnál 20 millió, 249 főnél több foglalkoztatottnál 25 millió forint.
Van ennél csendesebb kockázat is. Ha a munkáltató a nyilvántartási kötelezettségét elmulasztja, és munkaügyi perben nem tudja bemutatni a dokumentációt, a bíróság a teljesített munkaidőt és a rendkívüli munkavégzés mértékét bizonyítási eljárás keretében, mérlegeléssel állapítja meg. A hiányzó papír tehát nem semleges állapot: a bizonyítási hátrány azé, akinek a nyilvántartást vezetnie kellett volna.
A teher három rétege
Amikor egy cég a papíralapú adminisztráció költségét próbálja megbecsülni, rendszerint csak az első réteget látja.
A HR-munkaóra a legkönnyebben mérhető és a legkisebb tétel: a belépési csomag összeállítása, az aláírások begyűjtése, a lefűzés, a havi jelenléti ívek összesítése, a bérszámfejtés előkészítése.
A vezetői és művezetői idő sehol nincs könyvelve. Ide tartozik, amikor a művezető a műszak elején aláíratja az oktatási ívet, amikor a csoportvezető pótolja a hiányzó bejegyzést, és amikor a telephelyvezető fél órán át keresi azt a mappát. Magas fluktuáció mellett ez a réteg rendszerint nagyobb a HR-nél, mert sok ember kis idejéből áll össze, és éppen ezért nem tűnik fel senkinek.
A kockázati költség nem rendszeres kiadás, hanem várható érték: a bírság valószínűsége szorozva a mértékével, plusz a munkaügyi perekben viselt bizonyítási hátrány.
A három réteg másként viselkedik. Az első lineárisan nő a mozgással. A második annál gyorsabban, mert a pótlás és a keresés mindig drágább az első rögzítésnél. A harmadik sokáig nulla, aztán egyszerre jelentkezik.
Rögzíteni ott, ahol az adat keletkezik
A papír leváltása önmagában nem old meg semmit. Egy Excel-tábla, amelybe a HR gépeli be ugyanazokat az adatokat, ugyanúgy egyetlen emberen fut keresztül, csak gyorsabban.
A különbséget az hozza, hogy ki viszi be az adatot. Ha a dolgozó maga jelenti a munkakezdést, maga tölti fel a tőle kért dokumentumot, és maga igazolja vissza a havi óraszámát, akkor a HR szerepe adatrögzítőből ellenőrzővé változik. A munka mennyisége nem tűnik el, hanem áthelyeződik oda, ahol egy emberre jutó része néhány perc. A munkavédelmi oktatásnál ez még élesebb: ha a dolgozó a saját felületén végzi el és ott igazolja vissza, akkor az elvégzés és az arról szóló bizonyíték egyszerre keletkezik, nem két hét különbséggel.
A B OnSite rendszerben ennek az elvnek a megvalósítása a Munkavállalói Portál. A dolgozó saját felületet kap: elvégzi a munkakezdést és a munkazárást, feltölti a tőle kért iratokat, látja a saját munkaóráit és visszaigazolja azokat. Az adat és a hozzá tartozó igazolás egy lépésben, időbélyeggel keletkezik, a HR pedig azt nézi, mi hiányzik.
Érdemes kimondani a korlátot is. Az önkiszolgáló rögzítés akkor működik, ha a dolgozói kör rendelkezik okostelefonnal, és ha a belépéskor tartott betanítás kiterjed a felület használatára. Ahol ez nincs meg, ott a rendszer nem oldja meg a problémát, csak áthelyezi. A bevezetés első hetei ezért soha nem a szoftverről szólnak.
Öt kérdés, mielőtt bárki rendszert választ
Rendszert venni azután érdemes, hogy a cég megértette a saját terhelését. Az alábbi öt kérdés megválaszolható egy délután alatt.
- Hány belépési és kilépési esemény volt tavaly? Nem a záró létszám, hanem a mozgás darabszáma.
- Hány munkaóra megy el egy belépés teljes adminisztrációjára, a HR-től a művezetőig? Mérjük meg egyetlen belépőn, órával.
- Mennyi idő alatt kerül elő egy két éve kilépett dolgozó munkavédelmi oktatási íve? Ha több mint tíz perc, ellenőrzéskor nincs meg.
- Van-e olyan hónap, amelyre a jelenléti ív nincs mindkét fél által aláírva? Három minta is elég ahhoz, hogy kiderüljön.
- Ha holnap munkaügyi ellenőrzés érkezne, melyik dokumentumot keresnénk a leghosszabb ideig?
Az ötödik kérdésre adott válasz pontosabban megmutatja, hol a probléma, mint bármelyik felmérés.
Források
Rejtett költség audit
Fedezd fel, hol veszítesz pénzt a manuális folyamatokkal. Foglalj időpontot ingyenes konzultációra.
Ingyenes NIS2 felkészültségi checklist
Ellenőrizd, hogy a céged megfelel-e a NIS2 kibervédelmi követelményeknek. Töltsd le az ingyenes audit checklistet.
